En cas de catastrophe, voulez-vous être la personne qui se démène pour trouver une solution – ou préférez-vous être quelqu’un qui a tout sous contrôle avec un plan préparé ?
Chaque entreprise de flotte a ses hauts et ses bas, que ce soit à cause d’une demande changeante ou d’une crise exceptionnelle. Vous ne pouvez pas prédire l’avenir, mais vous pouvez vous préparer à l’avance : si une situation s’aggrave, une planification intelligente peut limiter les dégâts et vous aider à continuer vos activités. C’est là que devient important un plan de continuité d’activité.
Un plan de continuité d’activité concerne l’identification, l’évitement, la mitigation et l’acceptation des risques. Cela signifie que vous aurez la capacité de continuer à opérer en cas d’urgence et que vous serez en mesure de traiter les problèmes rapidement et efficacement. Voici tout ce que vous devez savoir pour élaborer votre plan.
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Qu’est-ce que la continuité d’activité et pourquoi est-elle importante?
Un plan de continuité d’activité est un document qui définit exactement ce que l’on attend de chacun en cas d’urgence. Son but est d’aider les responsables à rétablir et à maintenir les fonctions vitales d’une entreprise durant et après un événement.
Ce document peut englober une multitude de choses, allant de la garantie que vous avez des générateurs à portée de main en cas de panne de courant – à la mise en place de mesures pour faire face à une crise de relations publiques (RP). Il doit constituer un élément clé de votre plan global de gestion des risques.
Traduction d’image:
Business continuity lifecycle: Cycle de vie de la continuité des activités
Validez: évaluation de risques et BIA
Analysez: tester, former, maintenir
Concevez: stratégies et tactiques de relance
Implémenter: plan de continuité d’activité
Il est important que vous ayez un plan en place en cas d’urgence pour plusieurs raisons:
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Il assure le bon fonctionnement de votre entreprise, ce qui, à son tour, maintient votre réputation en tant que transporteur fiable avec un bon service à la clientèle.
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Il aide les gestionnaires et les membres de l’équipe à suivre une procédure établie, ce qui est particulièrement important en période de stress.
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Il vous permet de gagner du temps et de l’argent, car vous savez exactement quoi faire en toute situation. Cela signifie moins de retour arrière et moins d’erreurs coûteuses.
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Il donne à vos conducteurs et à vos clients confiance en votre direction et en votre entreprise.
En revanche, l’absence d’un plan de continuité d’activité pourrait poser des problèmes:
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L’incapacité de poursuivre les opérations se traduit par des temps d’arrêt coûteux et des clients déçus.
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Ne pas gérer un désastre en relations publiques correctement pourrait compromettre la réputation de votre entreprise de façon permanente.
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La motivation chute lorsque les entreprises se montrent chaotiques et désorganisées. Vous pourriez voir un taux élevé de roulement du personnel.
Que doit contenir votre plan de continuité d’activité?
En règle générale, vous devez prendre en compte un large éventail de risques et l’impact de chacun sur votre entreprise. Il s’agit notamment du vol, de l’erreur humaine, de la perte de puissance, des épidémies virales, des interruptions d’approvisionnement, des cyberattaques, parmi d’autres.
Traduction d’image:
Potential threats to continuous supply: Menaces potentielles à l’approvisionnement continu
Storm damage – dommages de tempête
Theft – vol
Power loss – perte de puissance
Viral outbreak – épidémies virales
Mechanical failure – défaillance mécanique
Water supply interruption – interruption de l’approvisionnement d’eau
Fire – feu
Human error – l’erreur humaine
Cyber attack – cyberattaques
Natural disaster – catastrophe naturelle
Une fois que vous avez examiné tous vos risques d’entreprise, vous devez définir les processus suivants:
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Plans de gestion: Étapes détaillées de la reprise d’activité après une catastrophe, y compris les rôles et les responsabilités
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Plans de communication: Hiérarchies et méthodes de rapports internes et externes
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Plans d’intervention en cas d’urgence: Réponse locale immédiate aux catastrophes
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Plans de redressement de l’entreprise: Redressement des activités et des infrastructures, y compris les technologies de l’information (TI) et la technologie générale
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Analyse: Comment les événements doivent être enregistrés, y compris le rôle de votre logiciel de gestion de flotte
Comment mettre en œuvre votre plan de continuité d’activité
Un plan de continuité d’activité ne devrait pas seulement inclure un plan d’atténuation des catastrophes. Il doit également détailler les mesures à prendre pour assurer la reprise des activités.
En fonction de la catastrophe, vous aurez probablement besoin de remettre votre flotte en service le plus rapidement possible. Les conducteurs doivent également être informés sur ce qui a failli et doivent s’occuper des données, afin de garantir la sécurité de vos informations et de celles de vos clients. Vous devrez peut-être aussi faire appel à une équipe de relations publiques pour vous aider à améliorer ou à maintenir votre réputation.
Assurez-vous que tous ces informations soient bien communiquées et facilement accessibles.
Idéalement, sauvegardez votre plan de continuité des activités sur le cloud, afin qu’il puisse être mis à jour et consulté depuis n’importe quel endroit. Envisagez de créer une version papier pour que les conducteurs puissent la garder dans leurs camions.
Utilisez un logiciel de gestion de flotte pour que les informations cruciales soient protégées et accessibles. Tout est stocké dans le cloud, donc si vous subissez une panne de courant ou une cyber-attaque, vos systèmes seront sauvegardés, accessibles et sécurisés.
Cela signifie également que vos conducteurs pourront reprendre la route plus rapidement, car ils auront à portée de main leurs dossiers clients, leurs itinéraires et leurs horaires – ce qui est rassurant et bénéfique pour le moral en cas de difficulté.
En cas de vol, les technologies télématiques aideront à récupérer les biens volés plus rapidement et éviterons les coûts des pertes. Les logiciels de suivi de flotte par GPS peuvent vous aider à localiser vos véhicules en temps réel et à contacter les autorités sans délai, ce qui rend la récupération beaucoup plus probable, voire plus rapide. Vous pouvez également enregistrer le lieu et le moment auxquels le véhicule s’arrête sur son trajet. Ceci aide les autorités à mener une enquête plus approfondie et, éventuellement, à récupérer des marchandises qui auraient pu être déposées en cours de route.
Comment la télématique peut vous aider à vous remettre d’une catastrophe
En cas de catastrophe, les processus manuels entraînent des retards coûteux dus à des changements d’environnement ou à des pénuries de personnel.
L’automatisation peut assurer la continuité des fonctions administratives, comme créance , ainsi que des opérations de première ligne, comme la planification des itinéraires et le traitement des données clients. En cas de problème lié au domaine routier, comme par exemple un accident, vous aurez également des dossiers et des données adéquates à présenter à votre compagnie d’assurance.
Plus vous disposez de données, plus vous pourriez vous récupérer rapidement : Des nouvelles recherches montrent que 85 % des entreprises affirment que la technologie de l’automatisation serait utile pour leurs besoins de continuité d’activité.
La technologie du cloud vous permet d’automatiser vos processus d’entreprise et de mieux gérer vos données à distance.
“[La] crise actuelle va mettre à l’épreuve les personnes, les processus, la sécurité et la technologie, et seules les entreprises qui sont agiles et capables de s’adapter rapidement aux changements émergeront en tant que leaders”, déclare Adrian Johnston, vice-président senior des applications cloud (SaaS) Oracle JAPAC.
Les gestionnaires intelligents planifient à l’avance pour s’assurer que l’entreprise peut rester à flot quoi qu’il arrive. Si vous voulez assurer la continuité de votre flotte en disposant toujours des informations nécessaires, apprenez-en davantage en demandant un démo Fleet Complete.
L’achat d’une solution de gestion de flotte pour votre entreprise ne doit pas être un effort fastidieux. Consultez l’un de nos spécialistes en solutions d’affaires pour en savoir plus sur les avantages de la télématique en appelant le 1-844-944-0824 ou en prenant rendez-vous ici.
